Strategic Plan

Strategic Plan (English/Spanish)

2023 Strategic Plan

The new strategic plan will launch in 2023, following the conclusion of the five-year Strategic Principles and Priorities that began in 2018. 

The Elgin City Council and city staff use the strategic plan to identify and prioritize initiatives and strategies to move the community towards its intended vision. In this way, the strategic plan serves as a roadmap. 

Community Input Sessions

The city of Elgin invited residents, community groups and local businesses to collaborate on the city’s next strategic plan by participating in one of four Community Input Sessions. Stakeholders who were unable to attend an in-person meetings had the opportunity to participate through one of the virtual meeting options. Spanish interpretation was made available at all in-person and virtual meetings.

The city's strategic planning consultant, Raftelis, facilitated the community input sessions. Participants were prompted to reflect on the draft strategic planning framework and answer specific questions about the vision and key focus areas. 

Project Phases

We are currently on phase four.

1. Understand the Context 

In this first phase, Raftelis will request and review background materials including community survey results, existing planning documents, bylaws, the city budget, and other items to begin familiarizing themselves with the community and city operations. 

2. Visioning Workshop 

Phase two consists of an in person visioning workshop with the Mayor and City Council. During this workshop, a strategic planning framework will be developed in order to gauge the community's reaction.

3. Solicit Community Input  

This phase of the project is where we engage our community! Four community summits (two in-person and two virtual) will be conducted to solicit input on the city's draft strategic plan framework. A summary of the community summit input will be prepared and shared with the Mayor and City Council during the Framework Workshop. 

4. Framework Workshop  

During this workshop, the information shared by residents and stakeholders will be reviewed for integration into the strategic planning framework. The framework will be finalized during this workshop. 

5. Develop and Implementation Approach  

The final phase of the strategic plan is successful implementation. City staff will work with Raftelis to develop key performance indicators for each goal area in the strategic plan. This will allow the organization, the City Council, and the community to track progress and ensure full integration of the strategic goals and the City's Vision through 2027. 

Frequently Asked Questions: 

What is strategic planning and why is it important? 

Strategic planning produces fundamental decisions and actions that shape and guide the organization. Additionally, it helps set priorities and focus on the future. A strategic plan ensures that employees and other stakeholders are working towards common goals. This will help assess and adjust the direction of the organization in a changing environment.

Why should I get involved in the strategic planning process? 

Community is a very important element in developing a plan that truly reflects Elgin. Therefore, it is important that you help us guide the vision, priorities, and goals of the city.

What will we do with the strategic plan once it is complete? 

The strategic plan is used daily to make decisions and evaluate our service plans, programs, and processes. Additionally, the plan is used as a vision for the future and it helps us make effective decisions to ensure the future of the city and the necessary resources.

Plan Estratégico 2023

El nuevo plan estratégico comenzará en 2023, luego de la conclusión de los Principios y Prioridades Estratégicos de cinco años que comenzaron en 2018.

El Concejo Municipal de Elgin y el personal de la ciudad utilizan el plan estratégico para identificar y priorizar iniciativas, programas y recursos. De esta forma, el plan estratégico sirve como una guía. 

Juntas Comunitarias

La ciudad de Elgin invito a los residentes, grupos comunitarios y negocios locales a colaborar en el próximo plan estratégico de la ciudad participando en una de cuatro juntas comunitarias. Las personas que no pudieron asistir a una junta en persona tuvieron la opción de participar a través de una de las opciones virtuales. Se proporciono interpretación en español en todas las reuniones.

El consultor de planificación estratégica de la ciudad, Raftelis, facilito las juntas comunitarias. Se les pidió a los participantes que reflexionaran sobre el borrador de la estructura del plan estratégico y respondieran a preguntas específicas sobre la visión y las áreas de enfoque clave.

Fases del Proyecto

Actualmente, estamos en la cuarta fase.

1. Comprendiendo el contexto

En la primera fase, Raftelis solicitará y revisará materiales de antecedentes, incluyendo los resultados de la encuesta comunitaria, los documentos de planificación existentes, el presupuesto de la ciudad y otros elementos para comenzar a familiarizarse con la comunidad y las operaciones de la ciudad..

2. Taller de visión 

La fase dos consiste en un taller de visión en persona con el alcalde y el concejo municipal. Durante este taller, se desarrollará un marco de planificación y una estrategia para medir la reacción de la comunidad.

3. Solicitando la opinión de la comunidad 

¡Esta fase del proyecto es donde involucramos a nuestra comunidad! Se llevarán a cabo cuatro platicas comunitarias (dos en persona y dos virtuales) para solicitar aportes sobre el marco del borrador del plan estratégico de la ciudad. Se preparará un resumen de los aportes de la comunidad y se compartirá con el alcalde y el concejo municipal durante el taller marco.

4. Taller de estructura 

Durante este taller, se revisará la información compartida por los residentes para su integración en el marco de planificación estratégica. El marco se finalizará durante este taller.

5. Enfoque de desarrollo e implementación

La fase final del plan estratégico es la implementación. El personal de la ciudad trabajará con Raftelis para desarrollar indicadores claves de desempeño para cada área de objetivos en el plan estratégico. Esto permitirá que la organización, el Concejo Municipal y la comunidad realicen un seguimiento del progreso y garanticen la plena integración de los objetivos estratégicos y la visión de la ciudad hasta 2027.

Preguntas Frecuentes: 

Qué es la planificación estratégica y por qué es importante? 

La planificación estratégica produce decisiones y acciones fundamentales que dan forma y guían a la organization. Adicionalmente, la planificación estratégica ayuda a establecer prioridades y a tener un enfoque hacia el futuro. Por ultimo, un plan estratégico garantiza que los empleados y otras partes interesadas trabajen hacia objetivos comunes. Esto ayudará a evaluar y ajustar la dirección de la organización en um ambiente cambiante. 

Porque debo involucrarme en el proceso de planificación? 

La comunidad es un elemento muy importante para el desarrollo de un plan que realmente refleje Elgin. Por eso, es importante que usted nos ayude a guiar la visión, prioridades, y metas de la ciudad. 

Qué haremos con el plan estratégico una vez que este completo? 

El plan estratégico se usa diariamente para tomar decisiones y evaluar nuestros planes, programas, y procesos de servicios. Adicionalmente, el plan se usa como una visión para el futuro y nos ayuda a tomas decisiones efectivas para asegurar el futuro de la ciudad y los recursos necesarios.  

Documentos del plan estratégico